Recursos compartidos
Compartir permite acceder fácilmente a archivos a usuarios específicos, ya sean internos o externos a la plataforma. En el contexto de la colaboración cotidiana, ayuda a definir derechos de acceso precisos para un trabajo en equipo bien estructurado. Para intercambios ocasionales, los enlaces seguros ofrecen un acceso rápido y sencillo.
En cualquier momento, el propietario conserva el control: cada recurso compartido se puede ver, modificar o eliminar según sea necesario.
Casos de uso
- 👥 Trabaje con otras personas en una carpeta compartida, donde cada persona tenga permisos adaptados a su función.
- 🔗 Comparta un archivo con un contacto externo sin crear una cuenta, utilizando un enlace temporal y seguro.
- ✅ Acceda a documentos compartidos por sus colaboradores, según los permisos que le hayan concedido.
- 🛡️ Envíe un archivo confidencial manteniendo la posibilidad de revocar el acceso en cualquier momento.
- 🧱 Mantenga el control sobre cómo se comparte su contenido, realizando un seguimiento de los recursos compartidos secundarios y ajustando los permisos.
- 📁 Colabore de manera eficiente con un socio externo, sin exponer toda su estructura de carpetas.
Requisitos de acceso
En la aplicación Archivos, dos permisos distintos rigen el uso de las funciones para compartir:
-
El permiso de acceso a recursos compartidos
- Necesario para consultar los archivos compartidos con usted
- Disponible para cuentas de usuario y invitado
- 👉 Compartido conmigo
-
El permiso de administración de recursos compartidos
- Requerido para crear, modificar o eliminar recursos compartidos.
- Requerido para crear enlaces para compartir.
- Reservado para cuentas de usuario con la autorización adecuada
- 👉 Compartido con otros
Compartido conmigo
Este módulo le permite ver archivos compartidos por otros usuarios y navegar o editarlos según los permisos otorgados.
Para cada archivo se muestra el nombre del propietario y los permisos otorgados.
Por motivos de privacidad no se muestra el origen del archivo compartido, ya sea de un espacio personal o colaborativo.
Compartido con otros
Este módulo permite a los usuarios ver, crear y administrar todos los archivos compartidos con otros usuarios.
Gestión de recursos compartidos
Un archivo se puede compartir de dos maneras:
- Desde el Administrador de archivos, mediante el menú
Compartiry la acciónNuevo recurso compartido - Desde este módulo, mediante el botón
Nuevo recurso compartido
Propiedades del recurso compartido:
- Nombre del recurso compartido: el nombre del archivo tal como aparecerá para los destinatarios
- Descripción del recurso compartido: información adicional sobre el contexto, uso o público objetivo
- Estado del recurso compartido: activo o inactivo
- Archivo: nombre y tipo del archivo original
- Compartido desde: tipo de espacio y ruta de la carpeta principal
- Permisos de archivo: permisos disponibles al crear el recurso compartido, según los propios derechos del usuario
- Si el archivo se origina en un espacio personal, todos los permisos están disponibles.
- Si el archivo se origina en un recurso compartido o espacio colaborativo, solo se podrán utilizar los permisos ya otorgados al usuario.
Gestión de miembros
Los miembros de un recurso compartido solo pueden recibir los permisos que el propietario tiene sobre el archivo.
El propietario del recurso compartido puede otorgar a los miembros algunos o todos los siguientes permisos:
- Añadir (crear, copiar, enviar...)
- Editar
- Eliminar
- Compartir
Mover archivos requiere los permisos Añadir y Eliminar.
Gestión de enlaces
A diferencia de los enlaces para compartir, los enlaces creados desde un recurso compartido están asociados a este y solo pueden gestionarse desde su configuración.
Si se elimina un recurso compartido, también se eliminan los enlaces para compartir asociados.
📚 Para obtener más información sobre cómo generar un enlace para compartir, consulte la sección: Compartido a través de enlaces
Gestión de recursos compartidos secundarios
Los miembros con permiso para compartir pueden, a su vez, compartir archivos, lo que puede crear recursos compartidos en cascada, incluso para usuarios que no pertenecen al recurso compartido original.
Para evitar un uso excesivo o sin control, el propietario conserva el control sobre todos los recursos compartidos creados a partir del original, incluidos los recursos compartidos secundarios.
El propietario puede:
- Ver el número total de recursos compartidos activos que se originan a partir del recurso compartido inicial:
- Editar o eliminar cada recurso compartido y sus recursos compartidos secundarios:
Si se retira a un miembro de un recurso compartido mientras compartía archivos desde él, esos recursos compartidos y sus recursos compartidos secundarios se eliminan automáticamente.
Si un miembro pierde el permiso para compartir, los recursos compartidos existentes no se eliminan, solo se revoca la capacidad de crear otros nuevos.
Compartido a través de enlaces
Este módulo le permite administrar todos los enlaces compartidos con usuarios externos a la plataforma.
Ofrece una vista completa del estado de cada enlace: número de accesos, fecha de vencimiento, protección con contraseña, destinatario, etc. También está disponible información sobre el origen del archivo y los permisos concedidos.
Desde este menú solo se pueden gestionar los enlaces creados a partir de archivos. Los enlaces generados desde espacios colaborativos o recursos compartidos deben gestionarse directamente desde esas ubicaciones.
Creación de enlaces
La generación de enlaces es posible desde espacios personales, espacios colaborativos o recursos compartidos existentes, siempre y cuando se otorguen los permisos apropiados.
Los enlaces se crean desde el Administrador de archivos, mediante el menú Compartir y la acción Nuevo enlace para compartir.
Propiedades del enlace:
- Enlace: identificador único
- Activo: indica si el enlace está activo (activado/desactivado)
- Número actual de accesos: número de sesiones de enlace creadas, incluidas las descargas directas sin una sesión existente
- Nombre del recurso compartido: nombre del archivo tal como aparecerá para los destinatarios
- Descripción del recurso compartido: contexto, uso o público objetivo del recurso compartido.
- Nombre del invitado: nombre del destinatario asociado al enlace
- Correo electrónico de invitado: asocia una dirección con el destinatario y permite enviar un correo electrónico de notificación cuando se crea el enlace.
- Idioma del invitado: define el idioma utilizado para la interfaz, las notificaciones y el contenido del correo electrónico si se proporciona un correo electrónico de invitado.
- Límite de acceso: número máximo de nuevos accesos permitidos a través del enlace
- Expiración: fecha de vencimiento del enlace
- Contraseña: protege el enlace con una contraseña. La contraseña se envía por correo electrónico si se proporciona una dirección.
Un acceso se consume cuando Sync-in crea una nueva sesión de enlace, incluso después de validar la contraseña, o cuando un archivo se descarga directamente sin una sesión existente. Navegar, ver, editar o descargar contenido durante la misma sesión no vuelve a aumentar el contador. Una sesión ya creada sigue siendo utilizable después de alcanzar el límite de acceso, siempre que el enlace permanezca activo y no haya caducado.
Puede copiar el enlace con el botón 📋 Portapapeles, situado en la parte superior derecha, incluso antes de confirmar su creación. Este botón también está disponible en la lista de enlaces.
Vista de enlace público
El usuario con el enlace podrá acceder al archivo, descargarlo o, según el formato, ver y, en su caso, modificar el contenido de acuerdo con los derechos de acceso definidos.
Cuota
La cuota aplicada depende del origen del elemento compartido:
- Si el archivo compartido proviene de un espacio colaborativo, se utiliza la cuota de ese espacio.
- Si proviene de un espacio personal, se aplica la cuota personal del usuario.
En otras palabras, la cuota siempre permanece ligada a la ubicación original de los archivos, independientemente del contexto en el que se accede a ellos o se utilizan.
Papelera
Los recursos compartidos siempre se originan en una ubicación existente (espacio personal, espacio colaborativo o recurso compartido padre).
Cuando un miembro elimina un archivo compartido, este se mueve a la papelera de su ubicación original, ya sea la papelera del propietario o la del espacio correspondiente.