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Freigaben

Eine Freigabe ermöglicht bestimmten Benutzern einen einfachen Zugriff auf Dateien, unabhängig davon, ob sie sich innerhalb oder außerhalb der Plattform befinden. Für eine dauerhafte Zusammenarbeit lassen sich präzise Zugriffsrechte für eine klar strukturierte Teamarbeit festlegen. Für einen punktuellen Austausch bieten sichere Links einen schnellen und unkomplizierten Zugriff.

Der Eigentümer behält jederzeit die Kontrolle: Jede Freigabe kann nach Bedarf angezeigt, geändert oder gelöscht werden.

Anwendungsfälle​

  • 👥 Gemeinsam an einem freigegebenen Ordner arbeiten, wobei jede Person über auf ihre Rolle zugeschnittene Berechtigungen verfügt.
  • 🔗 Eine Datei über einen temporären und sicheren Link mit einem externen Kontakt teilen, ohne ein Konto zu erstellen.
  • ✅ Auf von Ihren Mitarbeitern freigegebene Dokumente zugreifen, entsprechend den Ihnen erteilten Berechtigungen.
  • 🛡️ Eine vertrauliche Datei senden und dabei die Möglichkeit behalten, den Zugriff jederzeit zu widerrufen.
  • 🧱 Die Kontrolle über die Weitergabe Ihrer Inhalte behalten, indem Sie untergeordnete Freigaben verfolgen und Berechtigungen anpassen.
  • 📁 Effizient mit einem externen Partner zusammenarbeiten, ohne Ihre gesamte Ordnerstruktur preiszugeben.

Zugangsvoraussetzungen​

In der Anwendung Dateien regeln zwei unterschiedliche Berechtigungen die Verwendung von Freigabefunktionen:

  • Die Berechtigung Zugriff auf Freigaben

    • Erforderlich, um mit Ihnen geteilte Dateien anzuzeigen
    • Verfügbar für Benutzer- und Gast-Konten
    • 👉 Mit mir geteilt

  • Die Berechtigung Verwaltung von Freigaben

    • Erforderlich zum Erstellen, Ändern oder Löschen von Freigaben
    • Erforderlich zum Erstellen von Freigabelinks
    • Reserviert für Benutzerkonten mit entsprechender Berechtigung
    • 👉 Mit anderen geteilt

Mit mir geteilt​

Mit diesem Modul können Sie von anderen Benutzern freigegebene Dateien ansehen und sie entsprechend den gewährten Berechtigungen durchsuchen oder bearbeiten.

Für jede Datei werden der Name des Eigentümers und die erteilten Berechtigungen angezeigt.

Hinweis

Aus Datenschutzgründen wird der Ursprung der freigegebenen Datei, unabhängig davon, ob sie aus einem persönlichen oder kollaborativen Bereich stammt, nicht angezeigt.

Mit anderen geteilt​

Mit diesem Modul können Benutzer alle mit anderen Benutzern geteilten Dateien anzeigen, erstellen und verwalten.

Freigabeverwaltung​

Eine Datei kann auf zwei Arten geteilt werden:

  • Vom Dateimanager über das Menü Freigeben und dann über die Aktion Neue Freigabe
  • Von diesem Modul aus über die Schaltfläche Neue Freigabe

Eigenschaften der Freigabe:

  • Freigabename: der Name der Datei, wie er den Empfängern angezeigt wird
  • Freigabebeschreibung: zusätzliche Informationen zum Kontext, zur Verwendung oder zur Zielgruppe
  • Freigabestatus: aktiv oder inaktiv
  • Datei: Name und Typ der Originaldatei
  • Freigegeben aus: Art des Bereichs und Pfad des übergeordneten Ordners
  • Dateiberechtigungen: Beim Erstellen der Freigabe verfügbare Berechtigungen, basierend auf den eigenen Rechten des Benutzers
Warnung
  • Wenn die Datei aus einem persönlichen Bereich stammt, sind alle Berechtigungen verfügbar.
  • Wenn die Datei aus einer Freigabe oder einem kollaborativen Bereich stammt, können nur die dem Benutzer bereits gewährten Berechtigungen verwendet werden.
Sync-in-Freigabeeinstellungen und MitgliedsberechtigungenSync-in-Freigabeeinstellungen und Mitgliedsberechtigungen

Mitgliederverwaltung​

Info

Mitglieder einer Freigabe können nur die Berechtigungen erhalten, die der Eigentümer für die Datei besitzt.

Der Eigentümer der Freigabe kann Mitgliedern einige oder alle der folgenden Berechtigungen erteilen:

  • Hinzufügen (erstellen, kopieren, hochladen ...)
  • Bearbeiten
  • Löschen
  • Freigeben
Vorsicht

Für das Verschieben von Dateien sind sowohl die Berechtigungen Hinzufügen als auch Löschen erforderlich.

Info

Im Gegensatz zu Link-Freigaben sind von einer Freigabe erstellte Links an diese gebunden und können nur über ihre Einstellungen verwaltet werden.

Info

Wenn eine Freigabe gelöscht wird, werden auch die zugehörigen Freigabelinks gelöscht.

📚 Weitere Informationen zum Generieren eines Freigabelinks finden Sie im Abschnitt: Über Links geteilt

Verwaltung untergeordneter Freigaben​

Gefahr

Mitglieder mit Freigabeberechtigung können wiederum Dateien freigeben, was zu kaskadierenden Freigaben führen kann, auch für Benutzer, die nicht Teil der ursprünglichen Freigabe sind.

Um eine unkontrollierte oder übermäßige Nutzung zu verhindern, behält der Eigentümer der Freigabe die Kontrolle über alle daraus abgeleiteten Freigaben, einschließlich untergeordneter Freigaben.

Der Eigentümer kann:

  • Die Gesamtzahl der aktiven Freigaben anzeigen, die aus der ursprünglichen Freigabe stammen:
Anzahl der untergeordneten Sync-in-Freigaben in den FreigabeeinstellungenAnzahl der untergeordneten Sync-in-Freigaben in den Freigabeeinstellungen
  • Jede Freigabe und ihre Nachkommen bearbeiten oder löschen:
Sync-in-Verwaltungsbereich für untergeordnete FreigabenSync-in-Verwaltungsbereich für untergeordnete Freigaben
Info

Wenn ein Mitglied aus einer Freigabe entfernt wird, während es Dateien davon freigegeben hat, werden diese Freigaben – und ihre untergeordneten Freigaben – automatisch gelöscht.

Warnung

Wenn ein Mitglied die Freigabeberechtigung verliert, werden bestehende Freigaben nicht gelöscht, sondern lediglich die Möglichkeit, neue zu erstellen, widerrufen.

Mit diesem Modul können Sie alle Links verwalten, die mit Benutzern außerhalb der Plattform geteilt werden.

Es bietet einen umfassenden Überblick über den Status jedes Links: Zugriffsanzahl, Ablaufdatum, Passwortschutz, Empfänger usw. Informationen über den Dateiursprung und gewährte Berechtigungen sind ebenfalls verfügbar.

Sync-in-Schnittstelle zur gemeinsamen LinkverwaltungSync-in-Schnittstelle zur gemeinsamen Linkverwaltung
Info

Über dieses Menü können nur Links verwaltet werden, die aus Dateien erstellt wurden. Von kollaborativen Bereichen oder Freigaben generierte Links müssen direkt an ihrem jeweiligen Ursprung verwaltet werden.

Die Linkgenerierung ist aus dem persönlichen Bereich, aus kollaborativen Bereichen oder aus vorhandenen Freigaben möglich, sofern die entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden.

Links werden im Dateimanager über das Menü Freigeben und die Aktion Neuer Freigabelink erstellt.

Linkeigenschaften:

  • Link: eindeutige Kennung
  • Aktiv: zeigt an, ob der Link aktiv ist (ein/aus)
  • Aktuelle Zugriffsanzahl: Anzahl der erstellten Link-Sitzungen, einschließlich direkter Downloads ohne bestehende Sitzung
  • Freigabename: Name der Datei, wie er den Empfängern angezeigt wird
  • Beschreibung der Freigabe: Kontext, Verwendung oder Zielgruppe der Freigabe
  • Gastname: Name des mit dem Link verknüpften Empfängers
  • Gast-E-Mail: Ordnet dem Empfänger eine Adresse zu und ermöglicht das Senden einer Benachrichtigungs-E-Mail, wenn der Link erstellt wird
  • Gastsprache: Definiert die Sprache, die für die Benutzeroberfläche, Benachrichtigungen und den E-Mail-Inhalt verwendet wird, wenn eine Gast-E-Mail bereitgestellt wird
  • Zugriffslimit: maximale Anzahl neuer Zugriffe, die über den Link erlaubt sind
  • Ablauf: Ablaufdatum des Links
  • Passwort: schützt den Link mit einem Passwort. Bei Angabe einer Adresse wird das Passwort per E-Mail verschickt
Funktionsweise der Zugriffszählung

Ein Zugriff wird verbraucht, wenn Sync-in eine neue Linksitzung erstellt, auch nach der Passwortvalidierung, oder wenn eine Datei ohne bestehende Sitzung direkt heruntergeladen wird. Durch das Durchsuchen, Anzeigen, Bearbeiten oder Herunterladen von Inhalten in derselben Sitzung wird der Zähler nicht erneut erhöht. Eine bereits erstellte Sitzung bleibt auch nach Erreichen des Zugriffslimits nutzbar, solange der Link aktiv bleibt und nicht abgelaufen ist.

Tipp

Sie können den Link mit der Schaltfläche 📋 Zwischenablage oben rechts kopieren, noch bevor Sie seine Erstellung bestätigen. Diese Schaltfläche ist auch in der Linkliste verfügbar.

Sync-in-Einstellungen für Freigabelinks mit Zugriffsbeschränkungen und PasswortSync-in-Einstellungen für Freigabelinks mit Zugriffsbeschränkungen und Passwort

Der Benutzer mit dem Link kann auf die Datei zugreifen, sie herunterladen oder, je nach Format, den Inhalt entsprechend den definierten Zugriffsrechten ansehen und ggf. ändern.

Sync-in-Dateizugriffsseite für öffentlichen Link

Kontingent​

Das geltende Kontingent hängt vom Ursprung des freigegebenen Elements ab:

  • Wenn die freigegebene Datei aus einem kollaborativen Bereich stammt, wird das Kontingent dieses Bereichs verwendet.
  • Wenn sie aus einem persönlichen Bereich stammt, gilt das persönliche Kontingent des Benutzers.

Mit anderen Worten: Das Kontingent bleibt immer an den ursprünglichen Speicherort der Dateien gebunden, unabhängig vom Kontext, in dem auf sie zugegriffen oder sie verwendet werden.

Papierkorb​

Freigaben stammen immer von einem vorhandenen Speicherort (persönlicher Bereich, kollaborativer Bereich oder übergeordnete Freigabe).

Wenn ein Mitglied eine freigegebene Datei löscht, wird sie in den Papierkorb ihres ursprünglichen Speicherorts verschoben, entweder in den Papierkorb des Eigentümers oder in den des entsprechenden Bereichs.